Property Management Software RFP Sürecinde Sorulması Gereken Sorular

Son üç yılda incelediğimiz property management software RFP dokümanlarının büyük çoğunluğu aynı sorunu taşıyordu: 150 ila 200 satırlık bir özellik listesi, her satırın karşısında "Evet / Hayır" sütunu ve sonunda beş tedarikçinin beşinin de yüzde 95 "Evet" yazdığı bir karşılaştırma tablosu. Bu noktada karar fiyata iner, çünkü tablo hiçbir şeyi ayırt etmez. Oysa bir alışveriş merkezi ya da ticari gayrimenkul portföyü için yazılım seçimi, yazılımın ne yapabildiğinden çok, sizin verinizle, sizin kiracılarınızla ve sizin sözleşme yapınızla nasıl davrandığıyla ilgilidir. Bu yazı, "Evet" cevabının mümkün olmadığı, tedarikçiyi somut cevap vermeye zorlayan soruları ele alıyor.

Kira sözleşmesi yaşam döngüsü: tedarikçinin örnekle cevaplaması gereken sorular

Ticari kira sözleşmeleri konut sözleşmelerine benzemez. Ciro kirası eşikleri, kademeli artışlar, kiracıya ait fesih opsiyonları, ortak alan gideri hesaplama anahtarları ve yıl ortasında değişen metrekare tanımları aynı sözleşmede bir arada bulunabilir. Bir property management software ürünü "kira yönetimi destekler" diyorsa, bu cümle hiçbir bilgi içermez. Bunun yerine şunları sorun:

• Örnek sözleşme testi: RFP'ye portföyünüzdeki en karmaşık üç sözleşmeyi anonimleştirerek ekleyin ve tedarikçiden bunları sisteme girip 24 aylık tahakkuk çıktısını sunmasını isteyin. Yapamayan ya da "uygulama aşamasında çözeriz" diyen tedarikçi, uygulama aşamasında da çözemeyecektir.
• Yenileme takibi: Fesih bildirim tarihi sözleşme bitiş tarihinden farklıysa sistem hangi tarihi uyarı olarak kullanıyor? Opsiyon kullanım tarihleri ayrı alan olarak tutuluyor mu, yoksa notlar bölümüne mi yazılıyor?
• Sözleşme değişiklikleri: Bir ek protokol imzalandığında orijinal sözleşme tarihçesi korunuyor mu, yoksa üzerine mi yazılıyor? Denetim sırasında bu fark çok ciddi sonuçlar doğurur.
• Ciro kirası hesaplaması: Eşik aşımı hesaplanırken kiracının beyan ettiği ciro sisteme nasıl giriyor? Elle mi, dosya yüklemeyle mi, kiracı tarafından doğrudan mı?

VemLease gibi ticari gayrimenkule odaklı bir kira yönetim yazılımında bu alanların her biri ayrı tanımlanır; ancak RFP'nin amacı markayı değil, davranışı test etmektir. Tedarikçinin cevabını ekran görüntüsü ve çıktı ile belgelemesini şart koşun.

Property management software RFP içinde kiracı ciro ve ziyaretçi verisi soruları

Mülk sahibi açısından kira yönetimi tek başına yarım bir resimdir. Bir kiracının kira/ciro oranı yüzde 18'e çıkmışsa bu, yenileme görüşmesinden altı ay önce bilmeniz gereken bir sinyaldir. Aynı kiracının bulunduğu koridorun ziyaretçi trafiği düşüyorsa, sorun kiracıda değil yerleşimdedir. Bu üç veri setinin (sözleşme, ciro, ziyaretçi) aynı raporda buluşup buluşmadığı, RFP'nin en ayırt edici sorusudur.

• Kiracı ciro raporlaması: Kiracılar ciro verisini hangi sıklıkla ve hangi kanaldan iletiyor? Geç bildirim yapan kiracı otomatik hatırlatma alıyor mu? Beyan edilen ciro ile POS verisi arasında tutarlılık kontrolü var mı?
• Kıyaslama: Kiracı performansı kategori bazında, portföy bazında ve bölgesel olarak kıyaslanabiliyor mu? VemTenant 2013'ten bu yana bu kıyaslama yapısıyla çalışıyor; sorulması gereken, kıyaslamanın hangi değişkenlerle yapıldığıdır.
• Ziyaretçi verisi entegrasyonu: Mağaza önü ve giriş sayım verisi sözleşme kaydıyla eşleşiyor mu? Metrekare başına ziyaretçi, ziyaretçi başına ciro ve dönüşüm oranı aynı ekranda görülebiliyor mu?
• Sayım doğruluğu: Tedarikçi ziyaretçi sayımı sunuyorsa doğruluk oranını sözleşmeye yazmasını isteyin. Dürüst bir cevap şöyle görünür: sözleşmesel asgari yüzde 96, aydınlatma, mağaza yerleşimi ve ziyaretçi davranışı uygun olduğunda tipik olarak yüzde 98 ila 99. Koşulsuz "yüzde 99" vaat eden teklifi şüpheyle karşılayın.

Boşluk yönetimi ve kiralama analitiği: raporu kim, ne zaman görüyor?

Boşluk yönetimi sorusu genellikle "boş alanları listeler mi?" şeklinde sorulur ve her tedarikçi evet der. Gerçek soru farklıdır: önümüzdeki 18 ayda boşalma riski taşıyan alanları, kira/ciro oranı ve ziyaretçi trendiyle birlikte sıralayabiliyor mu? Kiralama ekibi bu listeyi kendi başına, IT'ye rapor talebi açmadan üretebiliyor mu? Yönetim kurulu için üçer aylık portföy özeti kaç tıkla hazırlanıyor?

Rapor tasarımı konusunda şu şartı ekleyin: tedarikçi, RFP'de tanımladığınız üç raporu (kira tahsilat yaşlandırması, kategori bazlı ciro kıyaslaması, boşluk riski listesi) demo sırasında canlı olarak ve sizin örnek verinizle üretsin. Önceden hazırlanmış demo verisi, sistemin sizin verinizle nasıl davranacağını göstermez.

Veri taşıma ve uygulama: gizli maliyetin yaşadığı yer

Uygulama projelerinde görülen en yaygın gecikme nedeni yazılım değil, mevcut sözleşme verisidir. Portföyünüzdeki sözleşmelerin bir kısmı Excel'de, bir kısmı eski sistemde, bir kısmı yalnızca PDF olarak arşivde duruyordur. Tedarikçilerin çoğu "veri taşıma dahildir" yazar ancak bu cümle genellikle yapılandırılmış veriyi kapsar; PDF'ten alan çıkarma işi müşteriye kalır. Uygulayıcıların bildiği, teklif dokümanlarında nadiren yazan gerçek şudur: 200 sözleşmelik bir portföyde veri temizleme ve doğrulama, yazılım kurulumundan daha uzun sürer ve bu sürenin büyük bölümü sizin ekibinizin zamanıdır.

• Veri taşıma kapsamı hangi formatları içeriyor? PDF ve taranmış sözleşmeler dahil mi?
• Taşınan verinin doğrulanması kimin sorumluluğunda ve hangi hata oranı kabul ediliyor?
• Uygulama süresi için tedarikçinin son üç benzer projedeki gerçek takvimi nedir, planlanan değil?
• Kiracı tarafında ciro bildirimi için eğitim ve onboarding desteği tedarikçi tarafından mı veriliyor?

Toplam sahiplik maliyeti: lisans fiyatının ötesindeki beş kalem

Satın alma ekipleri lisans fiyatını karşılaştırır, ancak beş yıllık maliyetin yarısından fazlası lisans dışındaki kalemlerde oluşur. RFP'de her tedarikçiden aynı tabloyu doldurmasını isteyin: kullanıcı başına değil, mülk ve kiracı sayısı başına fiyatlandırma; yeni mülk ekleme maliyeti; veri entegrasyonu (muhasebe, ziyaretçi sayım, POS) için tek seferlik ve yıllık ücretler; özel rapor geliştirme saat ücreti; sözleşme bitiminde veri ihracı maliyeti ve formatı. Son kalem genellikle unutulur ve beş yıl sonra pazarlık gücünüzü belirler.

Sözleşme ve hizmet seviyesi: cevabı rakam olması gereken sorular

• Sistem erişilebilirlik taahhüdü nedir ve ihlalde hangi tazminat uygulanıyor?
• Kritik hata için müdahale süresi kaç saat ve bu süre çalışma günü mü, takvim saati mi?
• Veri hangi ülkede barındırılıyor ve KVKK uyumu için tedarikçi hangi belgeleri sunuyor?
• Kiracı ciro verisi, kiracının kendisi dışında kimlerin erişimine açık? Yetkilendirme kaç seviyede tanımlanabiliyor?
• Ürün yol haritasında ticari gayrimenkule özgü geliştirmeler ne kadar yer tutuyor? Son 12 ayda yayınlanan güncellemelerin listesi istenebilir.

Puanlama: "Evet" sayısı yerine kanıt ağırlığı

Değerlendirme matrisini kurarken her soruya üç kademeli puan verin: belgesiz "Evet" için sıfır, ekran görüntüsü veya doküman ile desteklenen cevap için bir, sizin örnek verinizle canlı gösterilen yetenek için iki. Bu yöntem, pazarlama diliyle yazılmış cevapları otomatik olarak eler ve karşılaştırma tablosunu yeniden anlamlı hale getirir. Ağırlıklandırmada kira sözleşmesi yaşam döngüsü ve kiracı-ziyaretçi verisi entegrasyonuna toplam ağırlığın en az yarısını ayırın; arayüz estetiği ve genel özellik listesi, canlı demoda zaten görünür olacaktır. Mülk sahibi için yazılım, sözleşme imzalandığında değil, ilk yenileme görüşmesinde doğru rakamı masaya getirdiğinde kendini kanıtlar.

Property management software RFP dokümanınızı hazırlarken sözleşme, kiracı ciro ve ziyaretçi verisinin tek yapıda nasıl değerlendirileceğini konuşmak isterseniz, örnek sözleşmelerinizle canlı bir inceleme için Vemco Group ile iletişime geçin.