De flesta köpcentrum har ett system som vet allt om hyresgästen – kontraktet, ytan, indexeringen, faktureringen – och ett system som hyresgästen aldrig loggar in i. Det är samma system. Ert ERP eller fastighetssystem är byggt för er, inte för butiken på plan två, och det är kärnan i varför omsättningsrapporterna kommer sent.
Hyresgästengagemang i ett köpcentrum är graden av aktivt deltagande hyresgästen har i det datautbyte som centrets ekonomi vilar på: omsättningsrapportering, uppföljning av resultat och dialog byggd på gemensamma siffror. Ett engagerat hyresgästled rapporterar i tid, läser sina egna tal och förhandlar utifrån fakta i stället för magkänsla.
Den femte i månaden börjar det. Ett mejl till alla hyresgäster. Den tionde: ett påminnelsemejl till de trettio som inte svarat. Den femtonde: centrumchefen ringer runt, en butik i taget, och antecknar i ett kalkylblad vem som lovat vad. Hyresberäkningen skjuts fram, ekonomiavdelningen väntar, och när siffrorna väl kommer in måste någon ändå kontrollera dem manuellt innan omsättningshyran kan faktureras.
Problemet växer i takt med att omsättningsbaserade avtal blir vanligare. I Storbritannien utgör omsättningshyra nu omkring 14,4 procent av alla köpcentrumsavtal, och tvisten mellan Brent Cross och John Lewis i engelska High Court visade att data, rapportering och revisionsrätt numera står i centrum av varje omsättningsavtal. Den som inte får in siffrorna i tid, och inte kan verifiera dem, har inte bara ett administrativt problem utan ett juridiskt och ekonomiskt.
Grundorsaken är enkel: hyresgästen rapporterar för att kontraktet säger det, inte för att det ger något tillbaka. Utbytet är helt enkelriktat. Ändra utbytet, och beteendet följer efter.
Vad ERP:t ger hyresvärden:
Vad VemTenant ger hyresgästen:
Ni får samtidigt det ERP:t aldrig gav er på rapporteringssidan: en larmsignal i samma stund en rapport är försenad, en dashboard med utestående inlämningar, hyresgästaktivitet och rankingar, en rankingrapport vecka hittills, månad hittills och år hittills på valbara KPI:er, genomsnittlig vakanstid, samt en omsättningstabell på transaktionsnivå med Excel-export så att siffrorna kan kontrolleras innan hyran beräknas. Schemalagda rapportexporter via mejl eller PDF ersätter det manuella sammanställandet.
1. En egen dashboard. Butikschefen som ser sin utveckling vecka för vecka har ett skäl att logga in som inte handlar om kontraktet. Rapporteringen blir biljetten in till de egna siffrorna, inte en plikt.
2. Ranking mot bransch och center. Ingen vill ligga sist – och ingen vet att de ligger bra till förrän någon visar det. Hyresgästen ser sin egen position, aldrig konkurrenternas enskilda tal. En observation från införanden: det är sällan toppbutikerna som loggar in först. Det är mittfältet – kedjebutikerna som misstänker att de betalar för mycket hyra per besökare och äntligen kan kontrollera saken. När de börjar följa rankingen börjar de också rapportera före deadline, eftersom en saknad rapport betyder att de inte syns i veckans lista.
3. Besökskontext. VemTenant körs på samma plattform som Vemcos besöksräkning, vilket betyder att hyresgästen kan läsa sin försäljning mot antalet besökare som passerade den egna enheten och besökarna i centret som helhet. Sjönk försäljningen för att butiken tappade konvertering, eller för att hela centret hade ett svagt flöde? Den frågan har hittills bara hyresvärden kunnat besvara. Räkningens noggrannhet är kontraktuellt minst 96 procent, typiskt 98–99 procent när förhållandena – belysning, butikslayout, besöksbeteende – tillåter.
4. Automatiska påminnelser. En systempåminnelse skaver inte på relationen. Ett telefonsamtal från centrumchefen gör det – varje gång. När påminnelsen kommer från plattformen kan era möten med hyresgästen handla om affären i stället för om administrationen, och centrumchefens tid går till annat än ringlistor.
Detta är inte ett byte av system. ERP:t förblir källan till sanning för kontrakt, hyresobjekt, ytor och ekonomi. VemTenant integrerar åt båda hållen: hyresgästernas grunddata flödar automatiskt från ERP:t till VemTenant – ny hyresgäst, ändrad yta, ändrat namn – så att ingen underhåller register på två ställen. Åt andra hållet flödar de omsättningssiffror hyresgästerna rapporterar tillbaka in i ERP:t varje dag så snart de importerats. Ekonomiavdelningen arbetar där den alltid arbetat, men slipper vänta på kalkylblad.
Principen bakom är enkel: data och transparens mellan hyresgäst och hyresvärd är det som får ett center att fungera. En hyresgäst som ser sina siffror, och ser att hyresvärden ser samma siffror, rapporterar i tid och förhandlar på fakta. Det är också det bästa skyddet mot den typ av tvist som Brent Cross-fallet illustrerar – gemensam data lämnar mindre utrymme för tolkningsstrider.
Kan hyresgästerna se varandras siffror? Nej. Varje hyresgäst ser sin egen position i rankingen och jämförelser mot bransch och center som helhet – aldrig en annan hyresgästs individuella tal.
Vad behöver hyresgästen installera? Ingenting. En inloggning räcker – rapportering och dashboard fungerar på webben och i mobilen.
Ersätter detta vårt ERP? Nej. ERP:t förblir systemet för kontrakt, ytor och ekonomi. VemTenant lägger till det ERP:t saknar: en anledning för hyresgästen att rapportera.
Vemco Group, med danskt huvudkontor, över 20 års erfarenhet, 10 internationella kontor och fler än 55 000 installationer i över 98 länder, har byggt VemTenant just för det utbytet – hyresgästen får något tillbaka, ni får rapporterna i tid.
Vill ni se hur rankingrapporten, påminnelserna och tvåvägsintegrationen mot ert befintliga system skulle se ut för just ert center? Kontakta oss så visar vi VemTenant med era egna hyresgästkategorier som utgångspunkt.