En optionsfrist på en 1.400 kvadratmeter butik udløber en tirsdag. Datoen står korrekt i et regneark, men regnearket ejes af en medarbejder, der er på barsel, og ingen har sat en påmindelse. Lejeren forlænger automatisk til den gamle leje, som ligger 11 procent under markedet. Det er ikke en dramatisk fejl. Den udløser ingen mails til bestyrelsen. Men over en femårig periode koster den mere end de fleste licenser til software til ejendomsadministration koster på ti år. Det er den slags tab, en ROI-beregning skal fange, og det er præcis den slags tab, generiske artikler om emnet springer over.
Når vi bygger business cases sammen med ejendomsejere, ender gevinsten næsten altid i fire kasser. Rækkefølgen nedenfor er efter, hvor stor effekten typisk er, ikke hvor nemt den er at sælge internt.
Brug ikke leverandørens ROI-kalkulator. Den er bygget til at give et flot tal. Byg i stedet et enkelt regneark med fire linjer, og udfyld det med tal fra din egen portefølje for de seneste tre år. Første linje: antal fraflytninger gange gennemsnitligt antal tomgangsdage gange daglig leje. Anden linje: samlet årlig leje gange den andel af kontrakter, hvor indeksering blev sprunget over eller anvendt for lavt. Tredje linje: antal genforhandlinger gange den gennemsnitlige forskel mellem opnået leje og markedsleje. Fjerde linje: timer brugt på månedlig og kvartalsvis rapportering gange timesats.
Sæt derefter et konservativt forbedringsmål på hver linje. Hvis du antager, at software til administration af erhvervslejemål reducerer tomgangen med 15 procent i stedet for 40, og at det lukker halvdelen af indekseringshullet i stedet for det hele, får du et tal, som din CFO ikke skyder ned på første møde. Den eneste linje, hvor du roligt kan være aggressiv, er rapporteringstiden. Den forsvinder næsten helt, når kontrakt-, omsætnings- og besøgsdata ligger i ét system.
Software til lejekontraktadministration som VemLease dækker de to første kasser: kontraktforløb, optionsfrister, fornyelser og tomgangsstyring. Men den tredje kasse, bedre genforhandlinger, kræver, at du ved noget om lejerens forretning, som lejeren ikke selv fortæller dig. Her adskiller ejendomme med detailhandel og service sig markant fra rene kontorporteføljer.
VemTenant har siden 2013 indsamlet og benchmarket lejeres omsætningsrapportering. Kombineret med besøgstal fra VemCount betyder det, at du for hvert lejemål kan se omsætning, besøgende og konverteringsrate side om side med lejen. Et konkret eksempel: en lejer i et center beder om lejenedsættelse med henvisning til faldende salg. Data viser, at besøgstallet foran butikken er steget 6 procent, mens omsætningen er faldet 9 procent. Problemet er ikke beliggenheden. Det er butikken. Den samtale ender helt anderledes end en samtale baseret på lejerens eget regneark.
En ærlig bemærkning om tællenøjagtighed, fordi den påvirker, hvor hårdt du kan bruge tallene i en forhandling: kontraktligt garanteres minimum 96 procent, og typisk ligger nøjagtigheden på 98 til 99 procent, når belysning, indretning og kundeadfærd tillader det. Brede indgange med kraftigt modlys eller familier, der går tæt sammen, trækker ned. Kend tallet for hver indgang, før du lægger det på bordet.
Den største omkostning i et projekt med software til erhvervsejendomsadministration er ikke licensen. Det er datamigreringen, og mere præcist arbejdet med at læse og strukturere de eksisterende lejekontrakter. I en portefølje med 200 lejemål er der typisk 15 til 20 procent, hvor det underskrevne tillæg ikke stemmer med det, der står i det gamle system, eller hvor optionsvilkårene kun findes i en mail fra en tidligere advokat. Den oprydning tager uger, den kan ikke automatiseres helt, og den skal budgetteres separat. Erfarne implementeringsansvarlige ved også, at det er her, ROI'en faktisk skabes: hver uoverensstemmelse, der bliver fundet under migreringen, er en potentiel indekserings- eller optionsfejl, der ellers var blevet gentaget.
Den anden ting: gevinsten kommer ikke i måned to. Tomgangseffekten viser sig først, når den første bølge af opsigelsesfrister passerer gennem det nye system, altså typisk 9 til 15 måneder efter go-live. Sæt forventningerne derefter, ellers står du til et kvartalsmøde og forsvarer et system, der ikke har haft chancen for at levere endnu.
Driver du udlejningsboliger eller blandede ejendomme med butikker i stueetagen og boliger ovenpå, er regnestykket delvist anderledes. Tomgang måles i uger, ikke måneder, og lejerne er hundredvis, ikke dusinvis. Kræv derfor, at systemet kan håndtere høj kontraktvolumen med korte forløb, at fornyelsesfrister kan masseadministreres, og at rapporteringen kan skelne mellem erhvervs- og boligdelen af samme bygning. Beboerportaler og fællesskabsfunktioner skal du vurdere separat og stille konkrete krav til, men fundamentet er stadig kontrakt- og tomgangsdata af høj kvalitet. Og for stueetagen gælder præcis den samme logik som i et center: besøgstal og lejeromsætning bestemmer, om butikslejen er rigtig, og om de erhvervslejere, du vælger, faktisk løfter værdien af boligerne ovenpå.
Software til ejendomsrapportering bliver ofte solgt som en bekvemmelighed. For en asset manager med ansvar over for investorer er det mere end det. Når vægtet restløbetid, tomgangsprocent, lejerfordeling pr. branche og omsætning pr. kvadratmeter kan trækkes pr. ejendom og pr. portefølje uden tre dages manuelt arbejde, ændrer det, hvilke beslutninger der bliver taget, og hvornår. En lejer, hvis omsætning falder tre kvartaler i træk, mens besøgstallet holder, bliver synlig længe før opsigelsen kommer. Det giver tid til at finde en afløser, mens den nuværende lejer stadig betaler.
Lav derfor et krav, når du evaluerer lejeadministrationssoftware: rapporten til bestyrelsen skal kunne genereres af en person uden adgang til regneark. Hvis leverandøren ikke kan vise det live med dine egne testdata, er timerne i fjerde linje af dit regnestykke ikke sparet.
Med konservative antagelser og en ordentlig datamigrering ligger tilbagebetalingen for de fleste erhvervsporteføljer inden for det andet driftsår, drevet primært af tomgang og indeksering. Porteføljer med detailhandel, hvor omsætnings- og besøgsdata bruges aktivt i forhandlinger, kommer ofte hurtigere igennem, fordi én enkelt genforhandling kan flytte tallet markant. Det er ikke et løfte. Det er, hvad regnestykket viser, når du fylder det ud ærligt.
Vil du bygge ROI-beregningen på din egen portefølje i stedet for på generiske tal? Kontakt Vemco Group, og få en gennemgang af, hvordan VemLease, VemTenant og VemCount kan sættes sammen omkring dine kontrakter, dine lejere og dine besøgstal, inklusive en ærlig vurdering af, hvor lang tid migreringen af dine kontraktdata realistisk vil tage.