Bir portföy yöneticisi geçen yıl 140 satırlık bir gereksinim tablosu hazırladı. Altı tedarikçinin altısı da her satıra "evet" yazdı. Seçim yapıldı, sözleşme imzalandı ve dokuz ay sonra kira sözleşmesi verileri hâlâ eski sistemden Excel ile taşınıyordu. Sorun tedarikçide değildi; şartname, tedarikçilerin birbirinden ayrışmasını imkânsız kılan bir biçimde yazılmıştı. Çok konutlu yazılım tedariki belgelerinde en sık görülen hata budur: özellik listesi uzundur, ancak "kabul edilebilir" ile "iyi" arasındaki fark hiçbir yerde tanımlanmamıştır.
İyi bir şartname, yazılımın ne yapacağını değil, yazılımın hangi kararları destekleyeceğini yazar. Çok konutlu bir varlık için bu kararlar genellikle şunlardır: hangi dairelerin yenileme döneminde fiyat artışı kaldırabileceği, boşluk süresinin hangi bloklarda uzadığı, zemin kattaki ticari birimlerin konut tarafındaki doluluğa nasıl katkı verdiği ve sermaye harcamalarının hangi binada geri dönüşünü hızlandırdığı. Her karar için bir cümle yazın: "Yenileme tarihinden 120 gün önce, birim bazında mevcut kira, piyasa kirası ve kiracının ödeme geçmişini tek ekranda görmek istiyoruz." Bu cümle, "yenileme takibi: evet/hayır" satırından çok daha fazla tedarikçiyi eler.
Karar listesi ayrıca satın alma ekibinin işini kolaylaştırır. Demo sırasında tedarikçiye "bu kararı nasıl alırdım" diye sorulur; cevap üç tıklama mı yoksa bir rapor talebi mi, hemen anlaşılır.
Çok konutlu şartnamelerin büyük bölümü sakin portalı, çevrimiçi ödeme, arıza talebi ve topluluk iletişimi gibi maddelerden oluşur. Bu maddeleri yazarken ölçülebilir kabul kriterleri koyun, pazarlama sıfatları değil. Örnekler:
Bu modüllerin kendisi kadar önemli olan şey, ürettikleri verinin kira yönetimi yazılımı ile aynı veri modelini kullanmasıdır. Sakin portalı ayrı bir kiracı kimliği tutuyorsa, dokuz ay sonraki Excel taşımasını siz de yaşarsınız.
Yeni nesil konut projelerinin çoğunda zemin kat perakende, kafe veya hizmet birimlerine ayrılır. Bu birimler ciro kirası, ortak alan gideri ve endeks artışı gibi konut tarafında bulunmayan sözleşme yapılarına sahiptir. Şartnameniz yalnızca konut kirasını düşünerek yazıldıysa, ticari gayrimenkul yönetim yazılımı gereksinimleri sonradan "ek modül" olarak fiyatlandırılır ve entegrasyon yükü size kalır.
Ticari birimler için asgari üç veri katmanını isteyin. Birincisi, ticari kira sözleşmesi yönetim yazılımı katmanı: sözleşme yaşam döngüsü, opsiyon tarihleri, kira artış mekanizmaları ve boşluk süresi takibi. VemLease bu katmanı yenileme takibi ve boşluk yönetimiyle birlikte sağlar. İkincisi, kiracı ciro raporlaması: perakende kiracıların aylık satış bildirimlerinin toplanması ve karşılaştırılması; VemTenant bu amaçla 2013'ten beri kullanılıyor. Üçüncüsü, ziyaretçi trafiği: zemin kattaki yaya akışının sayılması ve kiralama kararlarında kullanılması.
Ziyaretçi sayımı talep ediyorsanız doğruluk oranını dürüst yazın. Sözleşmesel asgari doğruluk %96 olmalı; aydınlatma, giriş düzeni ve ziyaretçi davranışı elverdiğinde bu oran tipik olarak %98 ile %99 arasında gerçekleşir. "Garanti %99" yazan bir tedarikçi teklifi, sahada hesap sorulamayacak bir taahhüt anlamına gelir.
Satın alma ekipleri fiyat pazarlığına ayırdıkları zamanın onda birini bile çıkış koşullarına ayırmaz. Oysa yazılım değiştirme maliyetinin büyük kısmı, verinin geri alınmasıdır. Şartnameye şu maddeleri açıkça yazın:
Puanlama matrisini tekliflerden sonra hazırlayan ekipler, farkında olmadan en iyi sunumu yapan tedarikçiye göre kriter yazar. Bunun yerine ağırlıkları önceden belirleyip belgeye ekleyin. Konut ağırlıklı bir portföy için makul bir dağılım şöyle olabilir: karar destek yeterliliği %30, veri modeli ve entegrasyon %25, toplam sahip olma maliyeti %20, uygulama planı ve referanslar %15, sözleşme koşulları %10. Fiyatın %20 ile sınırlı tutulması ilk bakışta cesur görünür; ancak beş yıllık bir sözleşmede lisans bedeli, personelin raporu elle birleştirmek için harcadığı saatlerin yanında küçük kalır.
Gayrimenkul raporlama yazılımı bileşenini ayrıca puanlayın. Yönetim kurulu raporunun kaç kaynaktan derlendiği, bunun kaçının otomatik geldiği ve raporun kira sözleşmesi yönetim yazılımı kaydına kadar geri izlenebilirliği; bu üç soru, tedarikçilerin gerçek olgunluğunu ortaya çıkarır.
Demolar neredeyse her zaman tedarikçinin temiz örnek verisiyle yapılır. Sahada projeleri devreye alan herkes bilir ki asıl sürprizler sizin verinizde çıkar: aynı kiracı üç farklı yazımla kaydedilmiş, kira artış tarihi bir sözleşmede "yıl dönümü" diğerinde "1 Ocak" olarak girilmiştir, opsiyon maddeleri serbest metin alanında saklanmıştır. Bu nedenle şartnameye şu maddeyi ekleyin: kısa listeye kalan her tedarikçi, sizin seçtiğiniz 20 gerçek kira sözleşmesini (anonimleştirilmiş) kendi sistemine yükleyip demoyu bu veriyle yapacaktır. Yükleme sırasında kaç alanın manuel düzeltme gerektirdiği, projenin gerçek süresini ve maliyetini en iyi öngören göstergedir. Bir günlük bu egzersiz, çoğu zaman altı aylık bir uygulama gecikmesini önler.
Şartnameyi göndermeden önce üç soruyu yanıtlayın. Her gereksinimin yanında ölçülebilir bir kabul kriteri var mı? Konut, ticari ve ortak alan verileri aynı birim ve kiracı kimliğine bağlanıyor mu? Beş yıl sonra bu yazılımdan çıkmanın maliyeti bugün yazılı mı? Üçüne de "evet" diyorsanız, 140 satırlık tabloyu güvenle 40 satıra indirebilirsiniz; geri kalan satırlar zaten hiçbir tedarikçiyi elemiyordu.
Karma kullanımlı ya da zemin katı ticari birimlerden oluşan bir konut portföyü için şartname hazırlıyorsanız, kira sözleşmesi yönetimi, kiracı ciro raporlaması ve ziyaretçi trafiği verisinin tek veri modelinde nasıl birleştiğini görmek için Vemco Group ile iletişime geçin; şartnamenizdeki veri sahipliği ve entegrasyon maddelerini birlikte gözden geçirelim.