Bölgesel bir alışveriş merkezinde görevli bir kiralama müdürü bir keresinde bize 147 sekmeli bir hesap tablosu göstermişti. Her birim için ayrı bir sekme vardı ve bu sekmeler, önceki üç malik tarafından kurulan üç farklı sayım sisteminden elde edilen verilerle her pazartesi elle güncelleniyordu. Kiralama sözleşmelerindeki ciro-kira maddeleri, iki gün süren bir mutabakat işlemi yapılmadan kimsenin doğrulayamayacağı ziyaretçi sayısı eşiklerine atıfta bulunuyordu. Kiralama otomasyonu ihalesinin aslında ortadan kaldırmaya çalıştığı şey işte bu elektronik tablodur ve çoğu ihale belgesinde bu hiç belirtilmez.
İhale metniniz sensörler için bir alışveriş listesi gibi okunuyorsa, sensör teklifleri alacaksınız. Manuel müdahale olmadan yürütmek istediğiniz kiralama iş akışlarını tanımlıyorsa, gerçekten karşılaştırabileceğiniz teklifler alacaksınız. Aşağıdaki kontrol listesi bu ayrım etrafında düzenlenmiştir.
Şu anda analistlerin zamanını alan beş ila sekiz kiralama sürecini yazın. Tipik örnekler:
Her iş akışı, RFP şablonunda belirtilen bir çıktı, sıklık ve alıcı adı içeren işlevsel bir gereksinim olarak yer almalıdır. Tedarikçiler, perakende analiz platformlarının sadece insan sayısını sayıp saymadığını değil, bu çıktıyı nasıl ürettiğini de açıklamak zorundadır. Bu tek değişiklik, teklif verenlerin şaşırtıcı bir kısmını eler.
Kira hesaplamalarına temel teşkil eden ziyaretçi sayısı rakamları sorgulanacaktır. Ciro eşiğini %2 aşan bir kiracı, bu rakamın nasıl hesaplandığını soracaktır. Bu nedenle teklifinizde sözleşmeye dayalı bir minimum doğruluk eşiği, tanımlanmış bir ölçüm yöntemi ve bu eşiğin aşılması durumunda uygulanacak bir çözüm bulunmalıdır.
Örneğin Vemco Group, sözleşme kapsamında en az %96 sayım doğruluğu taahhüt eder; aydınlatma, mekan düzeni ve ziyaretçi davranışlarının elverdiği durumlarda tipik performans %98 ile %99 arasındadır. Satın alma açısından yararlı olan kısım, manşetteki yüzde değeri değil, bunu gereksinimlerinize kopyalayabileceğiniz yazılı bir garanti olmasıdır. Asgari doğruluk oranını yazılı olarak taahhüt etmeyen herhangi bir tedarikçi, ihtilaf riskini sizin üstlenmenizi istemektedir.
İhalede doğruluğun nasıl teyit edileceğini belirtin: manuel sayım örneklem büyüklüğü, sayımı kimin yapacağı, hangi girişlerde yapılacağı ve sistemin devreye girmesinden sonra ne sıklıkla yapılacağı. Satıcının standart doğrulama protokolünü ek olarak isteyin.
Uygulayıcılar bunu zor yoldan öğrenirler. Kişi sayma sistemi girişlerde sayım yapar. Kira sözleşmeleri ise birimlere göre düzenlenir. Bu ikisi birbiriyle uyumlu kalmaz. Birimler bölünür, birleştirilir, alışveriş merkezi koridoruna doğru genişletilir veya yenileme çalışmaları sırasında komşuyla ortak bir giriş paylaşılır. Bu olayların her biri, sayıcı ile kira satırı arasındaki bağı koparır ve yeniden eşleme işleminden kimse sorumlu değilse, otomatik kiracı ekstreleri hatalı olarak gönderilir.
İhale şartnamenizde şunlar yer almalıdır:
Teklif verenlerden, mevcut bir müşteri için birim birleştirme işlemini nasıl gerçekleştirdiklerini açıklamalarını isteyin. Bu cevabın kalitesi, herhangi bir doğruluk iddiasından daha fazla bilgi verir.
147 sekmeli elektronik tablo, önceki her bir sahibi kapalı bir sistem satın aldığı için ortaya çıkmıştı. Yalnızca satıcının kendi sensörlerinde çalışan kişi sayma yazılımı ihalesi, aynı hatayı tekrarlar. Cihazdan bağımsız ve sensörden etkilenmeyen, hem mevcut hem de yeni sayıcılardan veri alabilen bir platformda ısrarcı olun. Bu, üç özel durumda önemlidir:
Şu anda desteklenen sensör türleri ve üreticilerinin bir listesini isteyin ve satıcı değerlendirmesi sırasında bunu puanlayın. Ayrıca, barındırılan mı yoksa özel bulut dağıtımı mı istediğinizi belirtin; bazı kredi kuruluşları ve değerleme uzmanlarının veri işleme gereksinimleri, bunu bir tercih olmaktan çok zorlayıcı bir kısıtlama haline getirir.
Kiralama otomasyonu, ancak ziyaretçi trafiği verileri kiralama işlemlerinin yürütüldüğü sistemlere aktarıldığında gerçekleşir. İhale teklifinde bu sistemleri belirtin. Kiralama yönetiminiz bir ERP modülünde yürütülüyorsa, hangisi olduğunu belirtin. Yenileme analizi bir iş zekası (BI) aracında yapılıyorsa, aracın adını verin. Kiracı satış verileri, kira raporlama maddeleri kapsamında POS beslemeleri yoluyla geliyorsa, formatını ve sıklığını belirtin.
Vemco Group’un VemFusion katmanı, sayım verilerini POS, BI, ERP ve CRM sistemlerine bağlar; bu, her teklif sahibinden sadece açıklamakla kalmayıp, canlı olarak da göstermesini istemeniz gereken entegrasyon yeteneğidir. Sizin sisteminize benzer bir sisteme veri aktarımının canlı veya kaydedilmiş bir gösterimini talep edin ve taraflardan biri sistemini güncellediğinde entegrasyonun bakımını kimin üstleneceğini sorun.
Satın alma ekiplerinin rutin olarak göz ardı ettiği ve daha sonra pişmanlık duyduğu üç madde:
Platform, canlı kapasite veya güvenlik raporlaması için doluluk yönetimi yazılımı olarak da kullanılacaksa, gerçek zamanlı veriler için saklama kuralları ekleyin ve uyarıları kimin tetikleyebileceğini belirtin.
Anlaşmazlığa yol açabilecek hususlar konusunda pazarlama sayfalarına güvenmeyin. Her teklif sahibinden, ayrı ekler halinde şunları sunmasını isteyin: güncel güvenlik ve kalite sertifikaları, çalışma süresi ölçümü ve veri gecikme taahhütlerini içeren tam hizmet seviyesi anlaşması (SLA), bölgeye göre destek saatleri ve eskalasyon yolları ile kiralama ekibiyle doğrudan görüşebileceğiniz, benzer sayıda kiralık birime sahip en az iki referans tesis. Bu eklerin eksiksizliğini puanlayın. SLA yerine broşür gönderen bir satıcı, soruyu cevaplamış demektir.
Portföy sahipleri için işe yarayan bir ağırlıklandırma: Belirttiğiniz kiralama süreçlerine göre iş akışı kapsamı için %30, sözleşme doğruluğu ve doğrulama yöntemi için %20, entegrasyon gösterimi için %20, donanım bağımsızlığı ve geçiş yolu için %15, yeniden eşleme maliyetleri dahil ticari şartlar için %15. Çoğu teklif verenin öne sürdüğü sensör başına fiyat, bu son %15’lik dilim içinde yer alır. Paranın kaybedildiği nokta neredeyse hiçbir zaman bu değildir. Para, otomasyonun kiralamaya hiç ulaşmaması nedeniyle hâlâ elektronik tabloyu güncelleyen analist yüzünden kaybedilir.
Bir kiralama otomasyonu ihalesi hazırlıyorsanız ve belge yayınlanmadan önce doğruluk maddesi, birim eşleme gereklilikleri veya entegrasyon konularında ikinci bir görüş almak istiyorsanız, Vemco Group ile iletişime geçin. Gereksinimlerinizi, alışveriş merkezi ve perakende portföy ihalelerinde işe yaradığını gördüğümüz uygulamalarla karşılaştırarak inceleyeceğiz ve eksikliklerin nerede olduğunu açıkça size bildireceğiz.