Um diretor de locação de um shopping center regional nos mostrou certa vez uma planilha com 147 abas. Uma aba por loja, atualizada manualmente todas as segundas-feiras a partir de três sistemas de contagem diferentes instalados pelos três proprietários anteriores. As cláusulas de aluguel baseado no faturamento nos contratos de locação faziam referência a limites de fluxo de público que ninguém conseguia verificar sem dois dias de reconciliação. Essa planilha é exatamente o que uma licitação de automação de locação realmente busca substituir, e a maioria dos documentos de licitação nunca menciona isso.
Se sua licitação parecer uma lista de compras de sensores, você receberá cotações de sensores. Se ela descrever os fluxos de trabalho de locação que você deseja executar sem intervenção manual, você receberá propostas que poderá realmente comparar. A lista de verificação abaixo está organizada com base nessa distinção.
Anote os cinco a oito processos de locação que atualmente consomem o tempo dos analistas. Exemplos típicos:
Cada fluxo de trabalho deve constar no modelo de solicitação de proposta (RFP) como um requisito funcional, com um resultado definido, uma frequência e um destinatário específico. Os fornecedores devem, então, explicar como sua plataforma de análise de varejo produz esse resultado, e não apenas se ela conta pessoas. Essa única mudança já elimina uma parcela surpreendente de proponentes.
Os números de fluxo de pessoas que alimentam os cálculos de aluguel serão questionados. Um locatário que estiver 2% acima de um limite de faturamento perguntará como esse número foi calculado. Sua proposta, portanto, precisa de um limite mínimo de precisão contratual, um método de medição definido e uma solução caso esse limite não seja atingido.
O Vemco Group, por exemplo, se compromete contratualmente a uma precisão mínima de contagem de 96%, com desempenho típico entre 98% e 99% quando a iluminação, o layout e o comportamento dos visitantes permitirem. O que é útil para a área de compras não é a porcentagem em destaque, mas o fato de que se trata de uma garantia por escrito que você pode incluir em seus requisitos. Qualquer fornecedor que não esteja disposto a estabelecer um limite mínimo por escrito está pedindo que você assuma sozinho o risco de uma disputa.
Especifique na licitação como a precisão será validada: tamanho da amostra para contagem manual, quem a realiza, em quais entradas e com que frequência após a entrada em operação. Solicite o protocolo padrão de validação do fornecedor como anexo.
Eis o que os implementadores aprendem da maneira mais difícil. Um sistema de contagem de pessoas conta nas entradas. Os contratos de locação são redigidos com base em unidades. Os dois não permanecem alinhados. As unidades são divididas, unidas, ampliadas para o corredor do shopping ou passam a compartilhar uma entrada com o vizinho durante uma reforma. Cada um desses eventos rompe a ligação entre um contador e uma linha de contrato de locação e, se ninguém se responsabilizar pelo remapeamento, os extratos automatizados dos locatários serão enviados com erros.
Sua licitação deve exigir:
Peça aos licitantes que descrevam como lidaram com a fusão de unidades para um cliente existente. A qualidade dessa resposta diz mais do que qualquer alegação de precisão.
A planilha com 147 abas existia porque cada proprietário anterior comprou um sistema fechado. Uma licitação para software de contagem de pessoas que só funciona com os sensores do próprio fornecedor repete o erro. Insista em uma plataforma independente de dispositivos e agnóstica em relação aos sensores, capaz de receber dados tanto de contadores existentes quanto de novos. Isso é importante em três situações específicas:
Solicite uma lista dos tipos de sensores e fabricantes atualmente compatíveis e avalie esse aspecto durante a avaliação do fornecedor. Indique também se você precisa de uma implantação em nuvem hospedada ou privada; alguns requisitos de tratamento de dados de instituições financeiras e avaliadoras tornam isso uma restrição rígida, e não apenas uma preferência.
A automação de locações só ocorre quando os dados de fluxo de pessoas chegam aos sistemas onde as locações são gerenciadas. Indique esses sistemas na licitação. Se a administração de locações for feita em um módulo de ERP, especifique qual. Se a análise de renovações for realizada em uma ferramenta de BI, identifique-a. Se os dados de vendas dos locatários chegarem por meio de feeds de PDV, conforme cláusulas de relatórios de locação, indique o formato e a frequência.
A camada VemFusion do Vemco Group conecta os dados de contagem a sistemas de PDV, BI, ERP e CRM, que é o tipo de capacidade de integração que você deve solicitar que cada licitante demonstre, em vez de apenas descrever. Exija uma demonstração ao vivo ou gravada de um envio de dados para um sistema comparável ao seu e pergunte quem mantém a integração quando qualquer uma das partes realizar uma atualização.
Três cláusulas que as equipes de compras costumam omitir e depois se arrependem:
Se a plataforma também servir como software de gerenciamento de ocupação para relatórios de capacidade em tempo real ou de segurança, acrescente regras de retenção para dados em tempo real e especifique quem pode acionar alertas.
Não confie em páginas de marketing para os itens que acabam gerando controvérsias. Exija que cada proponente envie, como anexos separados: certificações atuais de segurança e qualidade, o acordo de nível de serviço (SLA) completo — incluindo métricas de tempo de atividade e compromissos de latência de dados —, horário de atendimento e procedimentos de escalonamento por região, além de pelo menos dois locais de referência com um número comparável de unidades locadas, onde você possa falar diretamente com a equipe de locação. Avalie a integridade desses anexos. Um fornecedor que envia um folheto em vez de um SLA já respondeu à pergunta.
Uma ponderação que tem funcionado para proprietários de portfólios: 30% na cobertura do fluxo de trabalho em relação aos seus processos de locação especificados, 20% na precisão contratual e no método de validação, 20% na demonstração de integração, 15% na independência de hardware e no caminho de migração, 15% nos termos comerciais, incluindo custos de remapeamento. O preço por sensor, o número com que a maioria dos licitantes se destaca, está incluído nesses últimos 15%. Quase nunca é aí que o dinheiro se perde. O dinheiro se perde no analista que ainda atualiza a planilha porque a automação nunca chegou ao contrato de locação.
Se você estiver elaborando uma licitação de automação de locação e quiser uma segunda opinião sobre a cláusula de precisão, os requisitos de mapeamento de unidades ou as questões de integração antes que o documento seja enviado, entre em contato com o Vemco Group. Analisaremos seus requisitos em comparação com o que já vimos funcionar em licitações de shopping centers e portfólios de varejo e indicaremos claramente onde estão as lacunas.