Quatro propostas na mesa, uma grelha de 180 requisitos e todos os fornecedores com 100% de "cumpre". Quem já esteve numa comissão de avaliação reconhece a cena. O problema raramente está nos fornecedores. Está no caderno de encargos, que pediu funcionalidades quando devia ter pedido resultados verificáveis. Uma boa aquisição de software multifamiliar começa por decidir o que o proprietário precisa de saber todas as segundas-feiras de manhã, e só depois traduz isso em requisitos que um fornecedor pode falhar.
Um portefólio multifamiliar com lojas no piso térreo, estacionamento concessionado e espaços comuns arrendados a operadores não é apenas um conjunto de fogos. É uma carteira de contratos com prazos, indexações e opções de renovação que interagem entre si. Antes de escrever uma linha do caderno de encargos, liste as cinco a oito decisões recorrentes que o software terá de suportar. Por exemplo:
Cada uma destas perguntas transforma-se depois num requisito com dados de entrada, saída esperada e prazo. É a diferença entre "o sistema deve gerir renovações" e "o sistema deve produzir, sem intervenção manual, uma lista de contratos com opção de renovação a exercer nos próximos 180 dias, com a data-limite de notificação e a renda indexada à data". A segunda versão pode ser testada. A primeira não.
Grande parte dos cadernos de encargos multifamiliares mistura dois universos: o portal do residente (pagamentos, pedidos de manutenção, comunicação) e a gestão patrimonial (contratos, receita, ocupação, relatórios para investidores). São compras diferentes, com utilizadores diferentes e critérios de sucesso diferentes. Nada impede que sejam adquiridas em conjunto, mas devem ser avaliadas em lotes separados, com pontuações próprias.
Para o lote de gestão patrimonial, o que o proprietário deve exigir é um software de gestão de imóveis comerciais que trate cada contrato como um ciclo de vida: proposta, assinatura, indexações, incumprimentos, renovação ou saída, e recuperação do espaço. Ferramentas como o VemLease foram construídas exatamente para essa cadeia, com acompanhamento de renovações, gestão de vacância e análise de arrendamento num único registo. Para o portal do residente, exija integrações documentadas e propriedade dos dados; para a gestão patrimonial, exija rastreabilidade de cada valor até ao contrato de origem.
Um requisito útil tem três partes: o dado de entrada, o resultado esperado e a forma de verificação. Aplicado a um software de administração de arrendamentos, fica assim:
Aqui entra uma observação que qualquer implementador confirma: as demonstrações dos fornecedores correm sempre sobre dados limpos e a realidade de um portefólio nunca é limpa. Um contrato de 2011 com três adendas, uma cessão de posição e uma cláusula de indexação escrita à mão revela mais sobre um software de gestão de contratos de arrendamento comercial do que qualquer apresentação. Inclua no caderno de encargos a obrigação de carregar uma amostra dos seus contratos mais complicados durante a fase de avaliação, e reserve tempo para o fazer. Quem não aceitar essa condição está a dizer-lhe algo importante.
Quase todo o edifício multifamiliar de dimensão relevante tem uma componente comercial: farmácia, café, ginásio, supermercado de proximidade, creche. Essas unidades pagam frequentemente renda fixa mais uma percentagem das vendas, e o seu desempenho influencia diretamente o valor do ativo. Um caderno de encargos que ignora esta camada deixa o proprietário sem argumentos na renegociação.
Especifique, portanto, dois fluxos de dados. O primeiro é o reporte de vendas dos inquilinos, com periodicidade, formato e validação automática contra os patamares contratuais; é isto que o VemTenant faz desde 2013, com comparação entre inquilinos da mesma categoria. O segundo é a contagem de visitantes nos acessos comerciais, cruzada com essas vendas e com os contratos no VemLease. Se incluir contagem no processo, escreva a exigência de exatidão com honestidade: um mínimo contratual de 96%, sendo habitual atingir 98 a 99% quando a iluminação, a configuração das entradas e o comportamento dos visitantes o permitem. Fornecedores que garantem 99% sem visitar o edifício estão a vender uma promessa, não uma medição.
A parte mais cara de mudar de software de gestão de arrendamentos não é a licença; é recuperar oito anos de histórico contratual num formato utilizável. Coloque no caderno de encargos, com a mesma pontuação que as funcionalidades, as seguintes exigências:
O software de relatórios imobiliários que o proprietário vai apresentar ao conselho de administração depende inteiramente destas cláusulas. Um painel bonito sobre dados que não se conseguem exportar é uma dívida futura.
Uma grelha de avaliação equilibrada para este tipo de aquisição de software multifamiliar costuma distribuir o peso de forma diferente do habitual: cerca de 35% para o teste com dados reais, 20% para as cláusulas de dados e saída, 20% para o custo total a cinco anos incluindo migração e formação, 15% para referências verificadas com proprietários de portefólios semelhantes e apenas 10% para a demonstração comercial. Quem inverte esta proporção acaba, quase sempre, a escolher a interface mais agradável e a descobrir os limites do cálculo de indexação no primeiro fecho de ano.
Peça ainda que o preço seja apresentado por unidade gerida e por contrato comercial ativo, separadamente, com a evolução prevista se o portefólio crescer 30%. Muitos modelos de licenciamento parecem competitivos até ao segundo edifício adquirido.
Um documento bem redigido cabe em poucas páginas: as decisões que o software deve suportar, os requisitos testáveis com amostra de dados anexa, as cláusulas de propriedade e exportação, a grelha de avaliação com pesos publicados e um calendário que reserve pelo menos três semanas para o teste com contratos reais. Tudo o resto é ruído que os fornecedores preenchem com "cumpre".
Se está a preparar um processo de aquisição para um portefólio multifamiliar com componente comercial e quer ver como o VemLease, o VemTenant e a contagem de visitantes se comportam com os seus próprios contratos antes de decidir, fale com a equipa da Vemco Group e agende um teste com uma amostra real do seu portefólio.