Wer die Buchungsdaten einer typischen Hochschule mit den tatsächlichen Belegungsdaten vergleicht, findet fast immer dieselbe Diskrepanz: Räume, die laut Buchungssystem zu 85 Prozent ausgelastet sind, stehen physisch oft ein Drittel der Zeit leer. Die Buchung existiert, die Menschen kommen nicht. Genau an dieser Lücke zwischen Buchungsrealität und Nutzungsrealität entscheidet sich, ob eine Universität neue Flächen bauen muss oder mit dem Bestand auskommt. Raummanagement für Universitäten heißt deshalb heute nicht mehr, Buchungskalender zu verwalten, sondern die tatsächliche Nutzung zu messen und daraus automatisiert Konsequenzen zu ziehen.
Estates- und Facility-Teams kennen das Muster: Ein Fachbereich meldet chronischen Raummangel, gleichzeitig zeigen Stichproben, dass gebuchte Seminarräume regelmäßig ungenutzt bleiben. Ohne Sensordaten lässt sich dieser Konflikt nicht auflösen, weil beide Seiten mit derselben unvollständigen Datenbasis argumentieren. Ghost Bookings – Buchungen ohne anschließende Nutzung – sind dabei kein Fehlverhalten Einzelner, sondern ein strukturelles Problem: Lehrveranstaltungen fallen aus, Arbeitsgruppen verlegen sich spontan, Serienbuchungen laufen semesterlang weiter, obwohl der Bedarf längst entfallen ist. Wer nur den Kalender sieht, sieht nichts davon.
Die Antwort ist eine zweite Datenschicht unter dem Buchungssystem. Über 100 Universitäten nutzen dafür die Vemco-Plattform in Kombination mit Elsys-Sensoren für Präsenzerkennung am Arbeitsplatz, Raumklima und Sicherheit. Das Prinzip: Elsys-Sensoren erfassen die Anwesenheit an einzelnen Arbeitsplätzen, während Personenzähler die Belegung von Hörsälen und Lernbereichen messen. So weiß die Hochschule nicht nur, dass ein Raum genutzt wird, sondern von wie vielen Personen und wann – die Grundlage, um die richtige Fläche zur richtigen Zeit zuzuweisen.
Der operativ wirksamste Baustein ist unspektakulär, aber konsequent: Vemco hat Integrationen zu einer Reihe von Raumbuchungssystemen aufgebaut. Wird ein gebuchter Raum 15 bis 20 Minuten nach Buchungsbeginn nicht genutzt, meldet das System dies automatisch an das Buchungssystem – und die Buchung wird freigegeben. Der Raum steht sofort wieder allen zur Verfügung, ohne dass jemand im Facility-Team eingreifen, nachfragen oder eskalieren muss.
Für IT- und Digitalisierungsverantwortliche ist der entscheidende Punkt, dass hier kein Parallelsystem entsteht. Das bestehende Buchungssystem bleibt führend; die Sensordaten korrigieren es lediglich dort, wo es von der Realität abweicht. Vemco arbeitet dabei sensor-agnostisch – vorhandene Hardware kann in vielen Fällen eingebunden werden, statt ersetzt zu werden. Das reduziert sowohl Investitionskosten als auch den politischen Aufwand, der mit dem Austausch etablierter Systeme an Hochschulen verbunden ist.
Flächeneffizienz überzeugt Rektorate, aber Studierendenzufriedenheit überzeugt Rankings. Über die Universitäts-App sehen Studierende auf Live-Karten von Bibliotheken und Auditorien, wo gerade ein Platz frei ist – zum Lesen allein oder zum Arbeiten in der Gruppe – bevor sie hinlaufen oder fragen müssen. In Prüfungsphasen, wenn Bibliotheken an der Kapazitätsgrenze arbeiten, verlagert das den Suchverkehr aus den Gebäuden in die App und verteilt Studierende auf Bereiche, die sonst übersehen würden: Lernzonen in Nebengebäuden, Gruppenräume in oberen Etagen, dezentrale Fachbibliotheken.
Für Estates-Verantwortliche liefert dieselbe Datenbasis das Gegenstück: Welche Lernbereiche sind dauerhaft unterausgelastet? Lohnt sich die geplante Erweiterung der Zentralbibliothek, oder verteilt sich der Bedarf besser auf bestehende Flächen? Solche Entscheidungen betreffen Millionenbudgets – und werden erheblich belastbarer, wenn sie auf gemessener statt vermuteter Nutzung beruhen.
Dieselbe Sensorinfrastruktur, die Präsenz misst, erfasst auch Umgebungsdaten. Drei operative Anwendungsfälle, die sich in der Praxis bewährt haben:
All das läuft in einer Plattform zusammen: VemSpace als vollautomatisiertes Space Management. Kein Wechsel zwischen fünf Dashboards, keine manuelle Konsolidierung von Sensordaten in Tabellen – ein Punkt, den IT-Teams zu schätzen wissen, die bereits mit fragmentierten Insellösungen kämpfen.
Wer solche Projekte an Hochschulen begleitet, lernt schnell: Die Technik ist selten das Problem – die Sensorplatzierung und die interne Kommunikation sind es. Elsys-Präsenzsensoren unter Tischen liefern nur dann verlässliche Daten, wenn bei der Installation die tatsächliche Sitzposition berücksichtigt wird; in Bibliotheken mit flexibler Möblierung müssen Tische fixiert oder Sensorzuordnungen regelmäßig geprüft werden, sonst driftet die Datenqualität innerhalb eines Semesters ab. Und: Kommunizieren Sie die automatische Buchungsfreigabe vor dem Go-live an Lehrende und Fachbereiche – nicht danach. Die 15- bis 20-Minuten-Karenz ist fair, aber wer davon erst erfährt, wenn seine Serienbuchung freigegeben wurde, wird zum Gegner des Projekts statt zum Fürsprecher.
Zur Messgenauigkeit gehört ebenfalls Ehrlichkeit: Bei der Personenzählung liegt das vertragliche Minimum bei 96 Prozent Genauigkeit; unter guten Bedingungen – Beleuchtung, Raumlayout, Bewegungsverhalten der Personen – werden typischerweise 98 bis 99 Prozent erreicht. Anbieter, die pauschal höhere Werte garantieren, sollten Sie nach den Messbedingungen fragen.
Für Estates-Direktoren läuft alles auf eine Frage hinaus: Kann die vorhandene Fläche den Bedarf decken, wenn sie besser gesteuert wird? In den meisten Fällen lautet die Antwort ja – aber nur mit Daten, die zeigen, wo die stillen Reserven liegen. Ein Seminarraum, der montags und dienstags überbucht und donnerstags leer ist, braucht keine Erweiterung, sondern eine bessere Verteilung. Ein Bibliotheksbereich, der laut Wahrnehmung „immer voll" ist, aber gemessen nur zu Stoßzeiten über 70 Prozent Belegung erreicht, braucht Sichtbarkeit in der App, keine neuen Quadratmeter. Raummanagement für Universitäten ist damit weniger ein IT-Projekt als ein Investitionsvermeidungsprojekt – mit Nebeneffekten bei Energie, Sicherheit und Studierendenerlebnis.
Wenn Sie wissen wollen, wie Ihre tatsächliche Flächennutzung aussieht – Hörsäle, Seminarräume, Bibliotheksplätze und einzelne Arbeitsplätze in einer Plattform – sprechen Sie mit dem Team, das dies bereits an über 100 Universitäten umgesetzt hat. Kontaktieren Sie Vemco unter vemcogroup.com/contact-us für ein Gespräch über Ihre Campus-Struktur, Ihre bestehenden Buchungssysteme und einen konkreten Pilotbereich, mit dem Sie starten können.