Ein Vermietungsleiter eines regionalen Einkaufszentrums zeigte uns einmal eine Tabellenkalkulation mit 147 Registerkarten. Eine Registerkarte pro Einheit, die jeden Montag von Hand anhand von drei verschiedenen Zählsystemen aktualisiert wurde, die von drei früheren Eigentümern installiert worden waren. Die Umsatzmietklauseln in den Mietverträgen bezogen sich auf Besucherzahlen, die niemand ohne einen zweitägigen Abgleich überprüfen konnte. Genau diese Tabelle soll durch eine Ausschreibung zur Vermietungsautomatisierung eigentlich ersetzt werden – was in den meisten Ausschreibungsunterlagen jedoch nie ausdrücklich erwähnt wird.
Wenn Ihre Ausschreibung wie eine Einkaufsliste für Sensoren klingt, werden Sie Angebote für Sensoren erhalten. Wenn sie die Vermietungsabläufe beschreibt, die Sie ohne manuellen Eingriff abwickeln möchten, werden Sie Angebote erhalten, die Sie tatsächlich vergleichen können. Die folgende Checkliste orientiert sich an dieser Unterscheidung.
Notieren Sie die fünf bis acht Vermietungsprozesse, die derzeit Zeit der Analysten in Anspruch nehmen. Typische Beispiele:
Jeder Arbeitsablauf sollte in der Ausschreibungsvorlage als funktionale Anforderung mit einem festgelegten Ergebnis, einer Häufigkeit und einem namentlich genannten Empfänger aufgeführt sein. Anbieter müssen dann erläutern, wie ihre Einzelhandelsanalyseplattform dieses Ergebnis erzeugt – und nicht nur, ob sie Personen zählt. Diese eine Änderung filtert einen überraschend hohen Anteil der Bieter heraus.
Besucherzahlen, die in Mietberechnungen einfließen, werden hinterfragt werden. Ein Mieter, der eine Umsatzschwelle um 2 % überschreitet, wird fragen, wie diese Zahl ermittelt wurde. Ihr Angebot benötigt daher eine vertraglich festgelegte Mindestgenauigkeit, eine definierte Messmethode und eine Abhilfemaßnahme, falls die Mindestgenauigkeit nicht erreicht wird.
Die Vemco Group verpflichtet sich beispielsweise vertraglich zu einer Zählgenauigkeit von mindestens 96 %, wobei die typische Leistung zwischen 98 % und 99 % liegt, sofern Beleuchtung, Raumaufteilung und Besucherverhalten dies zulassen. Für die Beschaffung ist nicht der angegebene Prozentsatz entscheidend, sondern die Tatsache, dass es sich um eine schriftliche Garantie handelt, die Sie in Ihre Anforderungen übernehmen können. Jeder Anbieter, der nicht bereit ist, eine Mindestgenauigkeit schriftlich festzuhalten, verlangt von Ihnen, das Streitrisiko selbst zu tragen.
Legen Sie in der Ausschreibung fest, wie die Genauigkeit überprüft wird: Umfang der manuellen Stichproben, wer diese durchführt, an welchen Eingängen und wie oft nach der Inbetriebnahme. Fordern Sie das Standard-Validierungsprotokoll des Anbieters als Anhang an.
Folgendes lernen Implementierer auf die harte Tour: Ein Personenzählsystem zählt an den Eingängen. Mietverträge werden auf Einheiten abgeschlossen. Beides bleibt nicht im Einklang. Einheiten werden aufgeteilt, zusammengelegt, in den Einkaufszentrumskorridor erweitert oder erhalten bei einem Umbau einen gemeinsamen Eingang mit dem Nachbarn. Jedes dieser Ereignisse unterbricht die Verbindung zwischen einem Zähler und einer Mietvertragszeile, und wenn niemand für die Neuzuordnung zuständig ist, werden die automatisierten Mieterkalkulationen falsch versendet.
Ihre Ausschreibung sollte Folgendes vorschreiben:
Bitten Sie die Bieter, zu beschreiben, wie sie eine Zusammenlegung von Mieteinheiten für einen bestehenden Kunden gehandhabt haben. Die Qualität dieser Antwort sagt mehr aus als jede Angabe zur Genauigkeit.
Die Tabelle mit 147 Registerkarten existierte, weil jeder vorherige Eigentümer ein geschlossenes System gekauft hatte. Eine Ausschreibung für Personenzählsoftware, die nur auf den herstellereigenen Sensoren läuft, wiederholt diesen Fehler. Bestehen Sie auf einer Plattform, die geräteunabhängig und sensorunabhängig ist und Daten sowohl von bestehenden als auch von neuen Zählern erfassen kann. Dies ist in drei konkreten Situationen von Bedeutung:
Fordern Sie eine Liste der derzeit unterstützten Sensortypen und Hersteller an und bewerten Sie diese bei der Lieferantenbewertung. Geben Sie außerdem an, ob Sie eine gehostete oder eine private Cloud-Bereitstellung benötigen; aufgrund der Datenverarbeitungsanforderungen einiger Kreditgeber und Gutachter ist dies eher eine zwingende Vorgabe als eine Präferenz.
Die Automatisierung der Mietvertragsverwaltung funktioniert nur, wenn die Besucherfrequenzdaten in den Systemen landen, in denen die Mietverträge verwaltet werden. Nennen Sie diese Systeme in der Ausschreibung. Wenn Ihre Mietvertragsverwaltung in einem ERP-Modul läuft, geben Sie an, in welchem. Wenn die Verlängerungsanalyse in einem BI-Tool erfolgt, nennen Sie dieses. Wenn die Umsatzdaten der Mieter gemäß den Berichtsklauseln der Mietverträge über POS-Feeds eingehen, geben Sie das Format und die Häufigkeit an.
Die VemFusion-Ebene der Vemco Group verbindet Zählungsdaten mit POS-, BI-, ERP- und CRM-Systemen – genau diese Art von Integrationsfähigkeit sollten Sie von jedem Bieter nicht nur beschrieben, sondern auch demonstriert verlangen. Verlangen Sie eine Live- oder aufgezeichnete Demonstration einer Datenübertragung an ein System, das mit Ihrem vergleichbar ist, und fragen Sie, wer die Integration pflegt, wenn eine der beiden Seiten ein Upgrade durchführt.
Drei Klauseln, die Beschaffungsteams regelmäßig auslassen und später bereuen:
Falls die Plattform auch als Belegungsmanagement-Software für die Erfassung der aktuellen Auslastung oder für Sicherheitsberichte dienen soll, fügen Sie Aufbewahrungsregeln für Echtzeitdaten hinzu und legen Sie fest, wer Warnmeldungen auslösen darf.
Verlassen Sie sich bei Punkten, die später zu Streitigkeiten führen könnten, nicht auf Marketingseiten. Verlangen Sie von jedem Bieter, dass er als separate Anhänge Folgendes einreicht: aktuelle Sicherheits- und Qualitätszertifikate, die vollständige Service-Level-Vereinbarung einschließlich Verpflichtungen zur Verfügbarkeit und Datenlatenz, Supportzeiten und Eskalationswege nach Region sowie mindestens zwei Referenzstandorte mit einer vergleichbaren Anzahl von Mieteinheiten, bei denen Sie direkt mit dem Vermietungsteam sprechen können. Bewerten Sie die Vollständigkeit dieser Anhänge. Ein Anbieter, der statt eines SLA eine Broschüre schickt, hat die Frage beantwortet.
Eine Gewichtung, die sich für Portfolio-Vermieter bewährt hat: 30 % für die Abdeckung Ihrer festgelegten Vermietungsprozesse, 20 % für vertragliche Genauigkeit und Validierungsmethode, 20 % für die Integrationsdemonstration, 15 % für Hardware-Unabhängigkeit und Migrationspfad, 15 % für geschäftliche Konditionen einschließlich der Kosten für die Neuzuordnung. Der Preis pro Sensor, mit dem die meisten Bieter werben, fällt in diese letzten 15 %. Hier geht fast nie Geld verloren. Geld geht vielmehr durch den Analysten verloren, der immer noch die Tabelle aktualisiert, weil die Automatisierung den Mietvertrag nie erreicht hat.
Wenn Sie eine Ausschreibung zur Mietvertragsautomatisierung erstellen und vor der Veröffentlichung des Dokuments eine zweite Meinung zur Genauigkeitsklausel, zu den Anforderungen an die Zuordnung der Einheiten oder zu den Integrationsfragen einholen möchten, wenden Sie sich an die Vemco Group. Wir prüfen Ihre Anforderungen anhand unserer Erfahrungen mit Ausschreibungen für Einkaufszentren und Einzelhandelsportfolios und zeigen Ihnen klar und deutlich auf, wo Lücken bestehen.