Indsamling af lejeromsætning er processen med at få alle butikkers salgstal ind i udlejers system, til tiden og i ét format, så omsætningsleje, benchmarking og marketinganalyse kører på komplette data. Metoden betyder mindre end reglen: hver lejer skal have en metode, som ikke koster dem noget at holde fast i.
Det er den regel, de fleste centre bryder. Og det er derfor, at anden uge i måneden stadig er rykkeruge i mange økonomiafdelinger.
De fleste centre, der har forsøgt at automatisere omsætningsrapportering, valgte én metode og bad 150 forskellige detailhandlere om at rette sig efter den. Den internationale kæde med et centralt POS-team opfatter en manuel portal som en fornærmelse. Den uafhængige cafe med et kasseapparat kan ikke levere et API. Den regionale kæde midt imellem eksporterer allerede en Excel-fil hver aften og vil ikke taste tallene igen.
Resultatet kender enhver lejerkoordinator: en tredjedel af lejerne rapporterer til tiden, en tredjedel for sent, og en tredjedel først når der trues. Nogen i bogholderiet bruger anden uge af hver måned på at rykke og gentaste. Fakturaen for omsætningsleje sendes ud med huller. Chainels beskriver samme mønster: omsætningsdata indsamles stadig bredt via regneark og e-mail, hvilket er fejlbehæftet og tidskrævende, og mange lejere glemmer simpelthen at rapportere til tiden. Omvendt viser tal fra Gray Matter Software, at automatiseret salgsrapportering kan reducere tiden til datakonsolidering og afstemning med op til 80 procent og forkorte faktureringscyklusser fra uger til dage.
Gevinsten er altså dokumenteret. Problemet er ikke viljen, men at ét center rummer tre forskellige typer lejere med tre forskellige tekniske virkeligheder. Derfor understøtter VemTenant, som har været en del af Vemcos platform siden 2013, tre indsamlingsmetoder, der alle kan køre samtidig i samme center, valgt per lejer.
Butikschefen åbner VemTenant-appen eller webportalen, vælger butik og periode og taster dagens transaktioner, antal solgte enheder, omsætning og medarbejdertimer. Dagligt, ugentligt eller månedligt, alt efter hvad lejekontrakten foreskriver. Skærmen er en kalender med en række per dag, så det er svært at springe en dag over uden at se det.
Indsatsen er cirka to minutter per indberetning. Metoden passer til uafhængige butikker, food court-operatører og små kæder uden en eksportfunktion i kassesystemet. Tastefejl fanges af validering, som markerer tal, der afviger markant fra butikkens normale niveau.
Lejeren eksporterer salgstal fra kassesystemet som Excel eller CSV og trækker filen ind i portalen. Eller hovedkontoret skubber filen til en SFTP-mappe hver time eller hver nat. VemTenant mapper kolonnerne en enkelt gang ved opsætning og indlæser derefter filen automatisk.
Indsatsen er den eksport, lejeren allerede kører, plus ét træk med musen. Med SFTP er indsatsen nul, når jobbet først er planlagt. Metoden passer til regionale kæder og enhver lejer, hvis kassesystem kan eksportere, men ikke har et offentligt API. Det er ofte det største segment i et dansk center, og det er samtidig det segment, der oftest overses, fordi det hverken er stort nok til et integrationsprojekt eller lille nok til at acceptere manuel indtastning.
VemTenant kobler sig på POS-leverandørens API, eller POS-leverandøren skubber salgstal direkte ind i Vemco-platformen gennem Vemcos REST API. Efter opsætning ankommer data af sig selv. Indsatsen er cirka en times integrationsarbejde per lejer, udført en enkelt gang, af Vemco eller af POS-leverandøren. For centret er indsatsen nul efter go-live.
Metoden passer til nationale og internationale kæder og til enhver lejekontrakt med en omsætningsklausul, hvor tallene skal kunne holde til revision. Hver indberetning er tidsstemplet, og det er præcis det, revisor spørger efter ved afstemning af omsætningsleje.
Pointen med oversigten er enkel: et center med 150 lejere er tre segmenter, ikke ét. Det er ved at køre alle tre metoder samtidig, at indberetningsraten kommer derop, hvor omsætningsleje kan faktureres uden en rykkerrunde.
Uanset hvilken dør tallene kom ind ad, lander de samme sted med de samme kategorier, åbningstider og deadlines. Manglende indberetninger markeres på statusskærmen, hvor én knap sender påmindelser til alle, der er bagud. Den gennemsnitlige indberetningsdag i måneden følges over tid, så man kan se, om disciplinen forbedres.
Og så det element, mange glemmer: lejeren ser sine egne tal med det samme. Omsætningstrend, placering i kategorien, indeks mod branche og center. En erfaring fra implementeringer på tværs af de 800+ shoppingcentre, der bruger Vemcos platform, er, at det er den feedback, der holder data flydende. Lejere, der får indsigt tilbage, indberetter frivilligt. Lejere, der sender tal ind i et sort hul, holder op, så snart den første rykker udebliver.
Kan en lejer bruge to metoder? Ja. En kæde kan køre API til daglige salgstal og bruge appen til at rette en enkelt dag.
Hvad hvis POS-leverandøren nægter at integrere? Brug SFTP. Næsten alle kassesystemer kan planlægge en eksport.
Kræver det sensorer i centret? Nej, omsætningsindsamling fungerer selvstændigt. Tilføjes VemCount ved butiksfacaderne, kommer capture rate og konvertering ind i de samme rapporter. Vemco Group, dansk softwarevirksomhed grundlagt 2005 i Fredericia, har over 20 års erfaring med people counting og analyse, mere end 55.000 installationer i over 98 lande, og en nylig opkøbt property management-løsning er nu del af samme platform.
Se de tre metoder på én skærm og den indberetningsstatus, der følger med, på VemTenant-produktsiden. Vil du gennemgå jeres lejerliste og finde ud af, hvor mange lejere der kan flyttes til automatisk indberetning allerede i første måned, så kontakt Vemco Group her og book en gennemgang med udgangspunkt i jeres egne POS-systemer.