Den mest almindelige fejl på et porteføljemøde er ikke et forkert tal. Det er to rigtige tal, der ikke stemmer overens. Lejeoversigten siger, at en lejer betaler omsætningsbaseret leje med minimum på 1,8 mio. kr. Regnskabet viser, at der er faktureret 1,6 mio. Lejeren har indberettet omsætning i en e-mail, som ligger hos en kollega på barsel. Ingen har gjort noget forkert, og alligevel mangler der 200.000 kr., som først opdages ved årsafslutningen. Det er den situation, software til ejendomsadministration skal løse, og det er det spørgsmål, du bør stille ethvert system: hvor mange steder kan det samme tal leve samtidig?
Erhvervsejendomme drives på tre datalag, og de fleste ejere har dem i tre forskellige værktøjer. Det første er kontrakten: areal, lejebetingelser, reguleringsklausuler, opsigelsesvarsler, optioner og sikkerhedsstillelse. Det andet er lejerens præstation: omsætning pr. kvadratmeter, huslejeprocent, udvikling måned for måned og placering i forhold til andre lejere i samme kategori. Det tredje er kundestrømmen: hvor mange mennesker kommer ind, hvornår, og hvordan fordeler de sig mellem indgange og etager.
Hver for sig fortæller lagene noget. Sammen fortæller de, hvorfor. En lejer med faldende omsætning i et center med stigende besøgstal har et internt problem, og du skal tale om koncept og drift. En lejer med faldende omsætning i et center med faldende besøgstal har et problem, som du delvist ejer, og som en huslejeforhandling ikke løser. I VemLease ligger kontraktlaget, i VemTenant ligger lejerrapportering og benchmarking, og VemCount leverer besøgstallene. Pointen er ikke produktnavnene, men at én forhandling om en forlængelse kan bygges på alle tre kilder uden at nogen sidder og kopierer mellem regneark aftenen før.
Enhver leverandør kan vise en kontraktoversigt med farvekoder for udløb. Det interessante er, hvad der sker med de sager, der ikke passer ind i standarden. Stil disse krav, og bed om at få dem demonstreret på dine egne kontrakter, ikke på leverandørens demodata:
Bemærk, hvad der ikke står på listen: et pænt dashboard. Dashboards er billige. Regelmotoren bag dem er det, du betaler for i lejekontraktstyring.
Her er en observation fra praksis, som få leverandører nævner i tilbudsfasen: i næsten alle migreringer af en portefølje på mere end 40 lejemål er den største tidsrøver ikke systemopsætningen, men uenighed om, hvad et areal er. Ældre kontrakter opgør lejemål i bruttoetageareal, nyere i nettoareal, og nogle indeholder et fordelingstal for fællesarealer, som ingen længere kan forklare. Når omsætning pr. kvadratmeter skal sammenlignes på tværs af lejere, bliver det pludselig afgørende, hvilket areal der divideres med. Løs den definition, før dataene flyttes, og skriv den ned som en beslutning, ikke som en note i et regneark.
Det samme gælder opsigelsesvarsler, som i mange gamle kontrakter er formuleret som fri tekst: "med 6 måneders varsel til en 1. i en måned, dog tidligst til ophør efter 5 år fra ikrafttræden". Det skal oversættes til strukturerede felter af en person, der forstår både jura og systemet. Afsæt tid til det. En portefølje på 60 kontrakter tager typisk længere at strukturere korrekt end at importere teknisk, og den tid tjenes hjem første gang systemet advarer om en frist, ingen havde i kalenderen.
Operatører af udlejningsboliger stiller andre krav end ejere af butikscentre og kontorer. Her handler det om beboerkommunikation, fejlmeldinger, flyttesyn og servicebestillinger, ofte gennem en portal eller app til beboerne. Køber du til en boligportefølje, skal du kræve dokumenteret sagsstyring med svartider, integration til flyttesynsprocessen og en klar adskillelse af persondata i forhold til de forretningsdata, som asset management arbejder med.
Men også i boligporteføljer med butikker i stueetagen eller i blandede bydele bliver de tre datalag relevante. En cafe eller et supermarked i stueplan lever af, hvor mange mennesker der passerer, og en ejer, der kan dokumentere kundestrømmen med tællinger, forhandler på et andet grundlag end en ejer, der siger, at der "plejer at være godt med folk". Kontraktdata og lejerrapportering understøtter beslutningen om, hvilke erhvervslejemål der skal have omsætningsbaseret leje, og hvilke der bør ligge fast.
Når besøgstal indgår i en huslejeforhandling eller i benchmarking mellem lejere, bliver kvaliteten af tællingen et forretningsspørgsmål. Det er derfor værd at kende de reelle tal i stedet for marketingens. Kontraktligt garanterer Vemco Group en tælleprecision på minimum 96 procent, og i praksis ligger den typisk på 98 til 99 procent, når lys, indretning og besøgsadfærd tillader det. En indgang med kraftigt modlys eller en smal passage, hvor folk går tæt, trækker ned. Vær ærlig om det over for lejerne. En lejer, der får forklaret usikkerheden, stoler mere på tallet end en lejer, der får præsenteret det som en absolut sandhed.
Den praktiske anvendelse er konkret. Konverteringsraten, altså lejerens omsætning i forhold til centrets besøgstal, viser, om en butik udnytter den trafik, der allerede er der. Falder den for én lejer, mens den holder for kategorien, har du et argument i dialogen om koncept. Falder den bredt, har du et argument over for din egen marketing og din egen lejersammensætning. Rapporteringssoftware til ejendomme skal kunne vise begge dele på samme skærm, ellers ender analysen alligevel i et regneark.
Definér fire målepunkter, inden systemet går i drift, og mål dem igen efter 12 måneder:
Hvis tre af de fire ikke flytter sig, er problemet sjældent softwaren. Det er oftest, at organisationen har fået et nyt system og beholdt de gamle regneark ved siden af. Den beslutning kan kun ledelsen tage, og den bør tages den dag, kontrakten med leverandøren underskrives.
Vil du se, hvordan lejekontrakter, lejeromsætning og besøgstal kan samles i én arbejdsgang for din portefølje, og hvad det kræver af dine nuværende data? Kontakt Vemco Group, og tag en konkret lejeoversigt med til samtalen. Det er der, den reelle vurdering starter.