أطلعنا مدير قسم التأجير في أحد مراكز التسوق الإقليمية ذات مرة على جدول بيانات يحتوي على 147 علامة تبويب. كانت هناك علامة تبويب واحدة لكل وحدة، يتم تحديثها يدويًّا كل يوم اثنين استنادًا إلى ثلاثة أنظمة جرد مختلفة تم تركيبها من قبل ثلاثة مالكين سابقين. كانت بنود الإيجار المرتبط بالمبيعات في عقود الإيجار تشير إلى حدود دنيا لعدد الزوار لم يكن بإمكان أحد التحقق منها دون قضاء يومين في مطابقة الأرقام. تلك الجدولة هي ما يحاول مناقصة أتمتة التأجير استبداله فعليًّا، ومعظم وثائق المناقصات لا تذكر ذلك أبدًا.
إذا كانت المناقصة الخاصة بك تبدو كقائمة تسوق لأجهزة الاستشعار، فستتلقى عروض أسعار لأجهزة الاستشعار. أما إذا كانت تصف سير عمل التأجير الذي ترغب في تنفيذه دون تدخل يدوي، فستتلقى عروضًا يمكنك مقارنتها فعليًّا. وقد تم تنظيم قائمة المراجعة أدناه بناءً على هذا التمييز.
اكتب من خمس إلى ثماني عمليات تأجير تستهلك حالياً وقت المحللين. الأمثلة النموذجية:
يجب أن يظهر كل سير عمل في نموذج طلب العروض (RFP) كمتطلب وظيفي مع تحديد الناتج المطلوب وتكراره والمستلم المحدد. وعندئذ يتعين على الموردين شرح كيفية قيام منصة تحليلات التجزئة الخاصة بهم بتوليد هذا الناتج، وليس مجرد توضيح ما إذا كانت تقوم بحساب عدد الأشخاص أم لا. ويؤدي هذا التغيير وحده إلى استبعاد نسبة مدهشة من المزايدين.
ستُطرح تساؤلات حول أرقام عدد الزوار التي تُستخدم في حسابات الإيجار. فالمستأجر الذي يتجاوز عتبة مبيعاته بنسبة 2% سيسأل عن كيفية التوصل إلى هذا الرقم. ولذلك، يجب أن يتضمن عرضك حدًا أدنى تعاقديًّا للدقة، وطريقة قياس محددة، وإجراءً تصحيحيًّا في حالة عدم الوفاء بهذا الحد الأدنى.
على سبيل المثال، تلتزم مجموعة Vemco تعاقديًا بدقة عد لا تقل عن 96٪، مع أداء نموذجي يتراوح بين 98٪ و99٪ حيثما تسمح بذلك الإضاءة والتصميم وسلوك الزوار. الجزء المفيد بالنسبة للمشتريات ليس النسبة المئوية الرئيسية، بل حقيقة أنها ضمان مكتوب يمكنك نسخه في متطلباتك. أي مورد غير راغب في تحديد حد أدنى كتابيًّا يطلب منك تحمل مخاطر النزاع بنفسك.
حدد في العطاء كيفية التحقق من الدقة: حجم عينة العد اليدوي، ومن يقوم به، وعند أي مداخل، وكم مرة بعد بدء التشغيل. اطلب بروتوكول التحقق القياسي للمورد كمرفق.
إليك ما يتعلمه القائمون على التنفيذ بالطريقة الصعبة. يقوم نظام عد الأشخاص بالعد عند المداخل. بينما تُبرم عقود الإيجار على أساس الوحدات. ولا يظل هذان الأمران متوافقين. تُقسَّم الوحدات أو تُدمج أو تُوسَّع لتشمل ممر المركز التجاري أو تُمنح مدخلاً مشتركاً مع الجار أثناء إعادة التجهيز. كل واحد من هذه الأحداث يقطع الصلة بين جهاز العد وخط عقد الإيجار، وإذا لم يتولَّ أحد إعادة التعيين، فستصدر كشوفات المستأجرين الآلية بشكل خاطئ.
يجب أن تتضمن مناقصة العطاء ما يلي:
اطلب من المزايدين وصف كيفية تعاملهم مع دمج وحدة لعميل حالي. فجودة هذا الرد تخبرك أكثر من أي ادعاء بالدقة.
كان جدول البيانات المكون من 147 علامة تبويب موجودًا لأن كل مالك سابق اشترى نظامًا مغلقًا. إن طرح مناقصة لبرنامج عد الأشخاص الذي يعمل فقط على أجهزة الاستشعار الخاصة بالمورد يكرر نفس الخطأ. أصر على منصة مستقلة عن الأجهزة وغير مرتبطة بأجهزة استشعار معينة، وقادرة على استيعاب البيانات من أجهزة العد الحالية والجديدة على حد سواء. وهذا أمر مهم في ثلاث حالات محددة:
اطلب قائمة بأنواع أجهزة الاستشعار والشركات المصنعة المدعومة حاليًا، وقم بتقييمها أثناء تقييم المورد. اذكر أيضًا ما إذا كنت تحتاج إلى نشر على سحابة مستضافة أو سحابة خاصة؛ حيث تجعل بعض متطلبات معالجة البيانات الخاصة بالمقرضين والمثمنين هذا الأمر قيدًا صارمًا وليس مجرد تفضيل.
لا تتم أتمتة عقود الإيجار إلا عندما تصل بيانات عدد الزوار إلى الأنظمة التي تُدار فيها عقود الإيجار. حدد تلك الأنظمة في العطاء. إذا كانت إدارة عقود الإيجار تعمل في وحدة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، فحدد أي وحدة. إذا كان تحليل التجديد يتم في أداة ذكاء الأعمال (BI)، فاذكر اسمها. إذا كانت بيانات مبيعات المستأجرين تصل عبر موجزات نقاط البيع (POS) بموجب بنود تقارير الإيجار، فحدد التنسيق والتكرار.
تربط طبقة VemFusion التابعة لمجموعة Vemco بيانات العد بأنظمة نقاط البيع (POS) وذكاء الأعمال (BI) وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM)، وهذا هو نوع القدرة على التكامل الذي يجب أن تطلب من كل مقدم عطاء إثباته عمليًا بدلاً من وصفه. اطلب عرضًا توضيحيًا مباشرًا أو مسجلاً لعملية نقل البيانات إلى نظام مشابه لنظامك، واسأل عن الجهة التي تتولى صيانة التكامل عند قيام أي من الطرفين بالتحديث.
ثلاثة بنود تغفلها فرق المشتريات عادةً ثم تندم عليها لاحقًا:
إذا كانت المنصة ستعمل أيضًا كبرنامج لإدارة الإشغال من أجل إعداد تقارير عن السعة الحية أو السلامة، فقم بإضافة قواعد الاحتفاظ بالبيانات في الوقت الفعلي وحدد من يمكنه تشغيل التنبيهات.
لا تعتمد على الصفحات التسويقية فيما يتعلق بالبنود التي قد تؤدي إلى نزاع. اطلب من كل مقدم عرض تقديم المرفقات التالية بشكل منفصل: شهادات الأمان والجودة الحالية، واتفاقية مستوى الخدمة الكاملة بما في ذلك قياس وقت التشغيل والالتزامات المتعلقة بزمن وصول البيانات، وساعات الدعم ومسارات التصعيد حسب المنطقة، وما لا يقل عن موقعين مرجعيين بهما عدد مماثل من الوحدات المؤجرة حيث يمكنك التحدث مباشرةً إلى فريق التأجير. قم بتقييم مدى اكتمال هذه المرفقات. المورد الذي يرسل كتيباً بدلاً من اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) يكون قد أجاب على السؤال.
نظام ترجيح أثبت فعاليته لأصحاب المحافظ العقارية: 30% لتغطية سير العمل وفقًا لعمليات التأجير المحددة لديك، و20% لدقة العقد وطريقة التحقق، و20% لعرض التكامل، و15% لاستقلالية الأجهزة ومسار الترحيل، و15% للشروط التجارية بما في ذلك تكاليف إعادة التخطيط. سعر كل مستشعر، وهو الرقم الذي يبدأ به معظم مقدمي العطاءات، يقع ضمن نسبة الـ 15% الأخيرة. ونادرًا ما يكون هذا هو السبب في خسارة المال. بل تُخسر الأموال بسبب المحلل الذي لا يزال يقوم بتحديث جدول البيانات لأن الأتمتة لم تصل أبدًا إلى عقد الإيجار.
إذا كنت تقوم بصياغة مناقصة لأتمتة عقود الإيجار وترغب في الحصول على رأي ثانٍ بشأن بند الدقة، أو متطلبات تعيين الوحدات، أو الأسئلة المتعلقة بالتكامل قبل إرسال الوثيقة، فاتصل بمجموعة Vemco. سنقوم بمراجعة متطلباتك مقارنةً بما رأيناه ناجحًا في مناقصات مراكز التسوق ومحافظ التجزئة، وسنوضح لك بوضوح أين تكمن الثغرات.